Gestionale e CRM online - Soluzione per la pianificazione corsi
Realizzazione di un soluzione Gestionale – Crm in Cloud, per la gestione dei corsi, dei tesserati ed insegnanti, iscrizioni, debiti e crediti ecc.
La scelta di implementare una soluzione online: sempre e ovunque fruibile, è stato il requisito iniziale da cui siamo partiti.
Sono da un decennio circa cliente con due società diverse e oltre alla competenza ho sempre trovato disponibilità e velocità nell'intervenire per risolvere problematiche varie ma soprattutto un approccio umano oggi purtroppo sempre più raro.
Hari-om è una scuola di Yoga internazionale estremamente dinamica fondata da Marco Mandrino.
Grazie a questa estrema dinamicità e visione del suo fondatore, in questi anni abbiamo realizzato diversi progetti web, come:
- siti istituzionali, come: hari-om.it o hariomyogaschool.com
- il sito dedicato al Bliss Beat Festival, un festival internazionale con cadenza annuale che unisce musica e Yoga, leggerezza e spiritualità, richiamando ospiti e partecipanti da tutto il mondo.
- il sito della Cascinabellaria.com
Per centralizzare e ottimizzare la gestione dei dati e dei processi:
- derivati dai canali web sopra citati
- e dai canali fisici (scuole, seminari, eventi, viaggi ...),
è nata l'esigenza di sviluppare una soluzione Gestionale – Crm in Cloud.
Perchè un servizio online ?
In una realtà distribuita come Hari-om:
- con corsi tenuti in “location” sparse in diverse nazioni,
- con sedi affiliate distribuite,
- con insegnanti anch'essi residenti in luoghi diversi,
- con operatori CRM e gestionali residenti in località diverse,
la scelta di implementare una soluzione online: sempre e ovunque fruibile, rappresentava un requisito essenziale per il quale l'unica soluzione possibile era quella online.
Funzionalità principali del Gestionale
L'accesso al gestionale - CRM online è consentito tramite una classica form di Login. In funzione del profilo di appartenenza dell'utente il gestionale presenterà gli specifici moduli.
Dopo aver effettato il login, l'operatore entra nella propria homepage, che riporta:
- (1) la barra dei menu delle funzionalità e
- (2) un'area chiamata Dashboard dove ogni utente può personalizzare la propia homepage inserendo dei widgets contenenti le informazioni più utili.
Il modulo dei corsi, ci riporta la lista di tutti i corsi inseriti:
Dalla scheda di un corso, l'operatore riesce a gestire tutte le informazioni, come:
(1-2) dati del corso, come sede, costo, sconto, tipologia di corso ...
(3) calendario delle lezioni del corso, definendo dove e quando e quale insegnante terrà la lezione
(4) Iscritti al corso con i pagamenti, anche in forma rateale ...
La creazione di un corso, è costituita da diversi blocchi contenenti i campi speficici. Ad esempio, abbiamo i campi generali e i campi di gestione costi che verranno utilizzati nei vari processi interni per generare automaticamente i pagamenti e i debiti.
Per certe tipologie di corso, è possibile definirne il calendario delle lezioni, associando gli insegnanti a ogni lezione.
Gli inegnanti tramite dei moduli esterni potranno caricare anche in mobilità le proprie spese di trasferta. Queste spese dopo una verifica da parte degli operatori della sede, potranno in automatico generare i pagamenti.
Dopo aver definito il corso possiamo inserire le iscrizioni, dove a seconda della scelta del pagamento sarà possibile gestire anche il sistema rateale.
L'anagrafica delle aziende consente di inserire:
- (1) Le Scuole del network
- (2) Le Sedi Affiliate
- (3) Fornitori
L'anagrafica dei contatti ci consente di gestire:
- Studenti e tesserati
- Insegnanti
Con il modulo delle gestione presenze, caricate dall'insegnanti direttamente dopo la lezione, si poà generare automaticamente i cerficati finali di fine corso.
Questo è un ottimo sistema per gestire facilmente anche gli eventuali recuperi degli studenti che hanno perso durante l'anno delle lezioni specifiche.
Per gestire le prenotazione dei pernottamenti o dei ristori offerte dalle varie sedi della scuola come servizi accessori ai corsi è stato sviluppato un modulo apposito.
Ci sono poi i moduli accessori che consentono di inserire le accomodation, le stanze e i letti più le sale per la ristorazione specifici per ogni sede.
Ci sono, poi tutti, i moduli di gestione per la registrazione dei pagamenti/ debiti.
Conclusioni
La caratteristica fondamentale di un progetto di questo tipo, è sicuramente la forte flessibilità e scalabilità in quanto gli sviluppi procedono a piccoli step, prima in forma di prototipo per poi passare alla realizzazione finale.
Per ridurre i costi, seguiamo una metodologia di sviluppo "Agile", dove i cicli di implementazione e verifica da parte del cliente, sono estremamente rapidi e frequenti.
Con questo approccio, la soluzione cresce velocemente sempre nella giusta direzione, decidendo con estrema flessibilità e sinergia gli obiettivi del progetto step by step.